JOGJA – Pengelolaan arsip tidak hanya melulu urusan berkas di kantor saja. Atau kertas kuno saja. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Jogja juga memperhatikan arsip keluarga. Sesuai dengan tujuannya, pengelolaan kearsipan yang berdampak ke masyarakat.

Dalam rapat kerja nasional (Rakornas) pengawasan kearsipan yang digelar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Padang Sumatera Barat 27 Februari hingga 1 Maret lalu, DPK Kota Jogja menyabet penghargaan pengelolaan arsip terbaik. Hasil laporan audit kerasipan eksternal 2018 tersebut.

Kota Jogja memperoleh nilai 90,33 dan masuk kategori baik. Nilai tersebut merupakan yang tertinggi dari 514 kabupaten dan kota lainnya di Indonesia. “Secara mengejutkan kami memperoleh nilai tertinggi 90,33,” ujar Kepala DPK kota Jogja Wahyu Hendratmoko kemarin.

Tapi Wahyu menyebut pencapaian DKP Kota Jogja dengan perolehan nilai tertinggi di Indonesia bukanlah tujuan. Dirinya menilai capaian ini merupakan indicator yang dikerjakan saat ini sudah on the track. “Salah satu wujud reformasi birokrasi kan juga keberhasilan pengelolaan kearsipan,” katanya.

Untuk mencapai kategori sangat baik, nilianya minimal 91. Kota Jogja kurang 0,67. Hingga saat ini belum ada kabupaten dan kota di Indonesia belum ada yang mencapai kategori sangat baik. Ada delapan variabel yang dinilai. Mulai dari pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, ketaatan perundangan, dukungan kepala daerah, pembinaan kearsipan, profesionalitas SDM, penyusutan arsip hingga inovasi. “Salah satu keunggulan kami karena sudah mulai inovasi yang mengarah pada pengelolaan kearsipan yang berdampak ke masyarakat,” jelas Wahyu.

Mantan Kepala Bagian Protokoler Pemkot Jogja itu mencontohkan, seperti inovasi Kartini singkatan dari keluarga tertib arsip masa kini atau arsip milik keluarga kita yang disingkat menjadi Amarta. DKP Kota Jogja akan membantu masyarakat melakukan arsip keluarga, seperti KTP, kartu keluarga, akta tanah, sertifikat dan lainnya secara digital. “Kartini itu pencegahan. Semoga tidak terjadi. Tapi antisipasi sedini mungkin arsip penting keluarga jika terjadi bencana, ada back up,” tuturnya.

Kantor arsip DKP Kota Jogja yang berada di kawasan Ngampilan Jogja, lanjut Wahyu, juga memberikan pelayanan recovery arsip yang terdampak bencana. Melalui layanan archive recovery sinergy team atau Arsita. “Kami bantu memperbaiki arsip yang rusak seotentik mungkin untuk bisa dimintakan salinannya,” jelas dia. Di DKP Kota Jogja memang menamai layanan mereka dengan nama-nama perempuan. Selain Kartini, Amarta dan Arsita, ada pula Paramita atau penjagaan arsip vital milik pemerintah dan Rosita yaitu restorasi arsip kita.

Wahyu menyebut, meski sudah memperoleh nilai tertinggi se-Indonesia, DKP Kota Jogja memiliki pekerjaan rumah dalam hal penyusutan arsip. Menurut dia, dalam hal itu pula penilaian di Kota Jogja belum maksimal. Terkait itu Wahyu menyebut asih harus melakukan pembinaan pada 153 organisasi perangkat daerah (OPD) di Pemkot Jogja. “Kota Jogja memang masih kurang dalam penyusutan. Tahun ini mulai digalakkan. Dan pengolahan kearsipan ini akan dihitung sebagai variabel tunjangan kinerja (tukin),” tuturnya.

Untuk retensi arsip, Wahyu menjelaskan tidak hanya sekedar memusnahkan arsip lama saja. Tapi OPD harus memilah arsip yang dimasukkan menjadi arsip dinamis maupun nantinya menjadi arsip statis. Menurut dia dokumen yang dihasilkan tiap OPD memiliki daur hidup. Mulai dari aktif dipakai, setahun kemudian menurun menjadi inaktif dinamis. Setelah itu bisa dimasukkan menjadi arsip statis. “Kondisi saat ini kan banyak ruangan yang habis dipakai untuk menyimpan arsip. Padahal jika dilakukan penyusutan bisa mengoptimalkan fungsinya,” kata dia. (**/pra/mg4)